Jednací řád Etické komise ÚJF

V tomto dokumentu se pro zjednodušení a hospodárnost užívá slov ve tvarech generického maskulina (např. ředitel, předseda, člen, zaměstnanec). Toto nijak nepředurčuje pohlaví těchto osob.

Článek 1 – Etická komise

1. Etická komise Ústavu jaderné fyziky AV ČR, v. v. i. (ÚJF) (dále jen „Komise“) je zřízena v souladu s Etickým kodexem ÚJF.
2. Etický kodex ÚJF je zveřejněn na webových stránkách ÚJF.
3. Komise slouží řediteli jako poradní orgán.
4. Komisi tvoří nejméně 5 členů včetně jejího předsedy. Komise je složena většinově ze zaměstnanců ÚJF, nejméně jeden člen je externí.
5. Členy Komise jmenuje a odvolává ředitel ÚJF.
6. Členství v Komisi je neslučitelné s funkcí ředitele ÚJF, jeho zástupců či vědeckého tajemníka. Všichni tito jmenovaní se mohou jako přizvaní hosté účastnit jednání Komise.
7. Členové stvrzují své působení v Komisi písemným souhlasem, kterým zároveň vyjadřují srozumění se závazkem mlčenlivosti o všech důvěrných nebo jinak citlivých údajích projednávaných případů.
8. Mandát členů Komise je zpravidla čtyřletý. Jednotlivé členy Komise odvolává a nové jmenuje ředitel ÚJF s přihlédnutím k tomu, aby byla dobře zachována kontinuita práce Komise. Člen Komise může být ředitelem ÚJF jmenován opakovaně na další funkční období.
9. Funkční období člena Komise zaniká:
a) dnem, ke kterému končí mandát člena Komise,
b) dnem doručení písemného prohlášení řediteli ÚJF, jímž se člen vzdává své funkce,
c) dnem, ke kterému byl ředitelem ÚJF odvolán.
Dojde-li k zániku funkce člena Komise před uplynutím příslušného funkčního období Komise, je nový člen Komise jmenován pouze na zbytek funkčního období.
10. Seznam členů Komise je zveřejněn na webových stránkách ÚJF.
11. Komise si může podle uvážení přizvat nezávislé experty jako ad hoc členy v závislosti na projednávaném podnětu.

Článek 2 – Jednání Komise

1. Komisi svolává její předseda nebo ředitel ÚJF.
2. Komisi řídí její předseda. V době nepřítomnosti předsedy řídí Komisi jím pověřený člen Komise.
3. Členové Komise se účastní jednání a aktivně se podílejí na činnosti Komise.
4. Jednání Komise jsou neveřejná.
5. Komise je způsobilá se usnášet, pokud je přítomna alespoň nadpoloviční většina jejích členů. V odůvodněných případech se lze účastnit jednání Komise a případného hlasování prostřednictvím elektronických komunikačních platforem.
6. Komise usiluje při schvalování usnesení o dosažení jednomyslné shody. Pokud to není možné, předseda stanoví, že Komise bude o návrhu rozhodnutí hlasovat. Předseda, nebo řízením jednání pověřený člen Komise, i každý člen Komise má jeden hlas.
7. O usnesení se hlasuje aklamací. Po dohodě lze hlasovat také per-rollam (písemným hlasováním mimo zasedání).

Článek 3 – Podání podnětu

1. Potenciální podnět o porušení Etického kodexu ÚJF nebo Etického kodexu výzkumných pracovníků v Akademii věd České republiky lze podat libovolnému členovi Komise.
2. Podnět se předkládá Komisi písemně, tj. v listinné nebo elektronické podobě (poštou nebo e-mailem). Podnět musí obsahovat podrobné zdůvodnění předkladatele, včetně označení konkrétní zásady Etického kodexu ÚJF, která byla porušena. V podnětu musí být uvedeno jméno a příjmení předkladatele, jeho kontaktní údaje (e-mail, telefonní číslo) a musí být předkladatelem vlastnoručně podepsán. Podněty, které nesplňují tuto podmínku, nemusí být Komisí projednávány. Předkladateli se doporučuje vyžádat si potvrzení o přijetí Podnětu.
3. Podnět musí být předkladatelem zdůvodněn s odkazem na konkrétní článek Etického kodexu ÚJF, kterého se podnět týká. Podání nesouvisející přímo s Etickým kodexem Komise bez nutnosti věcného projednání podání odloží.
4. Před předložením podnětu podle bodu 2 jej předkladatel může předběžně projednat s jakýmkoliv členem Komise, kterého si sám zvolí, v odůvodněných případech i v anonymizované podobě.
5. V případě, že je podnět vyhodnocen jako závažný a věrohodný, Komise doporučí pracovně-právní ochranu předkladatele proti případným odvetným opatřením.

Článek 4 – Způsob projednání podnětů

1. Komise nejprve posoudí svoji příslušnost k projednání podnětu. V případě nepříslušnosti Komise danou věc odmítne usnesením.
2. Za účelem projednání podnětu si Komise může vyžádat spolupráci vedení ústavu, tj. další podklady k projednávanému podnětu, včetně jejich stanovisek, a/nebo vyjádření dalších zaměstnanců ÚJF.
3. Komise je povinna zahájit jednání o předloženém podnětu bez zbytečného prodlení, a to zpravidla tak, aby se její první jednání v dané věci konalo do měsíce po předložení podnětu.
4. Členové Komise po seznámení se s obsahem podnětu neprodleně sdělí předsedovi Komise svůj poměr k řešené věci, pokud by zakládal jejich podjatost. Člen Komise, u něhož je konstatována podjatost, se nezúčastní jednání Komise v dané věci.
5. Komise je povinna vydat písemné usnesení o výsledku projednání podnětu, a to opět bez zbytečného prodlení, zpravidla ve lhůtě 3 měsíců od podání podnětu. Pokud není možné lhůtu dodržet, Komise informuje předkladatele, případně i další dotčené osoby, o důvodech prodloužení lhůty a předpokládaném časovém plánu řízení.
6. Usnesení Komise obsahující stanovisko a návrh řešení se zasílá předkladateli, dotčeným osobám a řediteli ÚJF. O případném zveřejnění rozhodne předseda Komise a ředitel ÚJF. Usnesení Komise musí obsahovat konstatování, zda došlo či nedošlo k porušení Etického kodexu včetně zdůvodnění.

Článek 5 – Závěrečná ustanovení

1. Tento jednací řád byl projednán Komisí dne 30. 10. 2023 a předložen řediteli ÚJF.
2. Jednací řád Komise nabývá platnosti a účinnosti dnem podpisu ředitele.
3. Komise neslouží jako odvolací orgán proti rozhodnutí jiného etického orgánu působícího v rámci ústavu či v rámci AV ČR. Předchozí projednávání stejného podnětu jiným orgánem nebrání podání ke Komisi.

V Řeži dne 1. 11. 2023
Ing. Ondřej Svoboda, Ph.D., v. r.
ředitel Ústavu jaderné fyziky AV ČR, v. v. i.