Ochrana osobních údajů (GDPR)

Ústavu jaderné fyziky Akademie věd České republiky, veřejné výzkumné instituci (dále jen ÚJF), záleží na soukromí a ochraně osobních údajů svých zaměstnanců i partnerů. Jakožto správce osobních údajů tímto informujeme o způsobu a rozsahu zpracování osobních údajů, včetně práv subjektů souvisejících se zpracováním osobních údajů v ÚJF.

ÚJF zpracovává osobní údaje v souladu s právem Evropské unie, zejména v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (GDPR), a dále v souladu s relevantními vnitrostátními právními předpisy.

Účel zpracování osobních údajů

Osobní údaje zpracováváme v nezbytném rozsahu pro příslušný účel – například abychom mohli poskytovat danou službu. Zahrnuje to případy, kdy sjednáváme novou smlouvu, nebo kdy je plněna již uzavřená smlouva. Typicky jde o identifikaci vaší osoby.

Povinnost zpracovávat údaje nám stanoví řada právních předpisů (např. daňové a účetní přepisy, atomový zákon). Mnohé údaje musíme zpracovávat pro účely archivace. Některé údaje zpracováváme, neboť je to nezbytné pro ochranu duševních práv a právem chráněných zájmů jak ÚJF, tak i třetích osob. Zpracování z tohoto důvodu je však omezeno, existenci oprávněného zájmu pečlivě posuzujeme.

V ostatních případech vaše údaje zpracováváme pouze s vaším souhlasem.

Základní účely zpracování osobních údajů v ÚJF jsou zejména tyto:

plnění smlouvy a poskytování služeb
vedení evidence našich dodavatelů a příjemců našich služeb
účetní a daňové účely
vymáhání pohledávek – v případě, že jsme nuceni vymáhat naše pohledávky právní cestou, resp. pokud jsme účastníky soudního řízení a řízení se týká vaší osoby, použijeme v nezbytném rozsahu vaše základní údaje, případně další údaje nezbytné k ochraně našich
bezpečnost – pro tyto účely chráníme jak fyzický majetek, např. umístěním kamer v našich objektech, tak i data
pořádání konferencí a související organizační aktivity (rozesílání hromadných emailů apod.).

Jaké osobní údaje zpracováváme?

Zpracováváme pouze takové údaje, abychom mohli řádně plnit naše smluvní povinnosti, poskytovat profesionální služby, abychom dodržovali naše zákonné povinnosti a chránili své oprávněné zájmy. Údaje shromažďujeme zejména o našich dodavatelích, příjemcích našich služeb (včetně členů statutárních orgánů a zaměstnanců) a dále např. o návštěvách v našich výzkumných zařízeních.

Zpracováváme zejména tyto kategorie údajů:

identifikační údaje: titul, jméno, příjmení, datum narození, číslo průkazu totožnosti;
adresní údaje: adresa trvalého bydliště, doručovací nebo jiná kontaktní adresa, telefon, e-mailová adresa;
další osobní údaje: číslo bankovního účtu, další osobní údaje plynoucí z konkrétní smlouvy či ze zákona, obrazový záznam

Jak dlouho uchováváme osobní údaje?

Osobní údaje uchováváme pouze po nezbytně nutnou dobu, jak nám to ukládají právní předpisy pro konkrétní případy. Údaje, které zpracováváme s uděleným souhlasem, uchováváme po dobu, po kterou nám je souhlas platně udělen.

Předávání osobních údajů

ÚJF získává osobní údaje především z přímého kontaktu se subjektem údajů. Předání osobních údajů je dobrovolné, souhlas se zpracováním předaných údajů lze kdykoli odvolat. Předání některých údajů je však nezbytné pro splnění smlouvy, plnění našich právních povinností nebo ochranu našich oprávněných zájmů. Pokud nám takové údaje třetí strana neposkytne, nemůžeme naplnit příslušný účel, pro který jsou údaje vyžadovány (dodávky služeb, vstup do areálu,…).

Zpracovatelé a příjemci osobních údajů

Osobní údaje zpracováváme zpravidla pouze uvnitř ÚJF. Údaje předáváme z ÚJF pouze tehdy, pokud k tomu máme udělen souhlas, nebo pokud to vyžaduje právní předpis. Pokud je to nezbytné k dosažení některého z účelů uvedených výše, zejména pokud externí subjekt v dané oblasti disponuje nezbytnou profesionalitou a odbornou úrovní, jsou osobní údaje zpracovávány spolupracujícími dodavateli, a to na základě smluv o zpracování osobních údajů uzavřených v souladu s GDPR.

Zpracovatel je oprávněn nakládat s údaji výhradně pro účely výkonu činnosti, ke které byl příslušným správcem pověřen. V takovém případě není pro účely výkonu zpracovatelské činnosti vyžadován váš souhlas, neboť takové zpracování umožňuje přímo právní předpis. Některé orgány veřejné správy a další organizace jsou oprávněny vyžádat si osobní údaje – zde poskytujeme informace pouze v zákonem daných případech.

Zpracovateli osobních údajů jsou zejména:

dodavatelé nebo poskytovatelé služeb, např. poskytovatelé tiskových a poštovních služeb, poskytovatelé IT služeb, webmaster,
další osoby v souvislosti s uzavíráním smluv a souvisejících dokumentů,
jiné třetí strany, které poskytují nebo přijímají služby v souvislosti s plněním smluvních nebo zákonných povinností.

V ÚJF zpracováváme osobní údaje manuálně i automaticky. Ochrana osobních údajů je technicky a organizačně zabezpečena v souladu s GDPR a stejné zabezpečení smluvně vyžadujeme i od zpracovatelů osobních údajů. Mezi hlavní zpracovatele osobních dat pro ÚJF patří Nuvia Dosimetry s.r.o. a Ordinace Jachta s.r.o.

Práva subjektu údajů

Subjekty osobních údajů mají právo požadovat informace o zpracování svých osobních údajů, o účelu zpracování osobních údajů, rozsahu, případně kategoriích osobních údajů, které jsou předmětem zpracování, o zdrojích osobních údajů, o povaze automatizovaného zpracování, o zpracovatelích, o příjemcích, případně kategoriích příjemců osobních údajů.

V případě, že subjekt zjistí nebo se domnívá, že provádíme my nebo náš smluvní zpracovatel zpracování osobních údajů, které je v rozporu se zákonem, je subjekt oprávněn:

požádat o vysvětlení,
požadovat, aby ÚJF nebo jeho smluvní zpracovatel odstranili takto vzniklý stav; zejména je oprávněn požadovat blokaci, provedení opravy, doplnění nebo likvidaci osobních údajů.

Pro uplatnění svých práv na ochranu osobních údajů subjekty kontaktují ÚJF na adrese ujf@ujf.cas.cz. Subjekty také mají právo kdykoliv se obrátit se svým podnětem na Úřad pro ochranu osobních údajů.